Wünschen Sie sich, dass Sie mehr Zeit am Tag haben? Die tägliche Zeiteinteilung ist eine der produktivsten Disziplinen, die Sie als vielbeschäftigter Mensch, der viel zu tun hat, erlernen können.
Nach mehr als zwei Jahren konsequenter täglicher Zeitsperrung kann ich mit Sicherheit sagen, dass es funktioniert.
**UPDATE** Ich habe die Vorlage für die tägliche Zeitsperre für 2024 aktualisiert, so dass Sie, wenn Sie sie heute herunterladen, sofort loslegen können!
Und als Bonus für Sie stelle ich Ihnen meine Vorlage für die tägliche Zeitsperre kostenlos zur Verfügung! Sie ist das perfekte Werkzeug, um auf den richtigen Weg zu kommen.
Wichtigste Erkenntnisse
- Die tägliche Zeiteinteilung ist eine Disziplin des Zeitmanagements, die darin besteht, den Tag in Blöcke zu unterteilen, die bestimmten Aufgaben gewidmet sind.
- Durch das Blockieren von Zeit gewinnen Sie verlorene Zeit während Ihres Tages zurück, indem Sie Klarheit über Ihre Aufgaben gewinnen, sich auf wichtige Ziele konzentrieren können und ein neues Gefühl der Kontrolle über Ihre Arbeit bekommen.
- Die besten und produktivsten Führungskräfte nutzen Zeitblockierung, um mit weniger Aufwand und Stress mehr zu erreichen. Beginnen Sie noch heute mit meiner 100% kostenlosen Vorlage für die tägliche Zeiteinteilung.
Zeitblockierung löst ein großes Problem
Überforderung ist ein großes Problem für vielbeschäftigte Menschen, die gerne etwas erledigen. Sagen Sie mir, ob Ihnen das bekannt vorkommt.
Es ist erst 8 Uhr morgens, und Sie sind schon gestresst. Ihr Gesicht kann den Sturm, der in Ihnen tobt, nicht verbergen.
Ihre ToDo-Liste stapelt sich bis zum Himmel. Sie starren mit leerem Blick auf die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. Das ist Ihr lebender Albtraum.
Sie können den Rückstand nicht aufholen, und was noch schlimmer ist, Sie wissen nicht, woran Sie arbeiten sollen, damit Sie das Gefühl haben, den Rückstand aufzuholen.
Sie haben das unangenehme Gefühl, die Kontrolle zu verlieren, und Sie können es nicht aufhalten.
Die Angst setzt ein, und die schlechte Angewohnheit, von der Sie dachten, Sie hätten sie abgelegt, taucht mit aller Macht wieder auf.
Sie fühlen sich gefangen und verzweifelt und wissen nicht, was Sie tun können, um es besser zu machen.
Ich verstehe es - Überforderung ist ein miserables Gefühl. Sie führt zu Stress, schlechter Gesundheit, schlechten Angewohnheiten und zahlreichen anderen negativen Auswirkungen, die verhindern, dass man sich zu 100 % auf seine Arbeit konzentriert.
Aber ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass es eine Lösung gibt, und die heißt Zeitblockierung.
Was ist tägliche Zeitsperre?
Die tägliche Zeiteinteilung ist die Disziplin des Zeitmanagements. Sie funktioniert, indem Sie Ihren Tag in Blöcke unterteilen, die einer bestimmten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben gewidmet sind.
Es geht darum, dass du deinen Tag kontrollierst und nicht dein Tag dich kontrolliert.
Die tägliche Zeitsperre ist eine Ergänzung zu Ihrer Aufgabenliste. Sie strukturiert die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, und gibt Ihnen die Erlaubnis, sie in vordefinierten Intervallen während Ihres Tages zu erledigen.
Warum tägliches Time Blocking?
Es gibt drei Hauptgründe, warum das tägliche Blockieren von Zeit für Führungskräfte, Manager und alle, die in kürzerer Zeit mehr erreichen wollen, von entscheidender Bedeutung ist.
1. Zeitblockierung gibt Ihnen große Klarheit
Weil Führungskräfte und Manager so viel zu tun haben, fehlt uns die Klarheit darüber, was wir als nächstes tun sollten.
Und wenn wir keine Klarheit über die nächstbeste Lösung haben, fühlen wir uns schuldig, wenn wir an etwas arbeiten, das nicht dringend ist. Das wiederum führt zu Tunnelblick, organisatorischer Blindheit und reaktivem Reagieren.
Sie brauchen Klarheit, um gut zu führen. Zeitblockierung verschafft Ihnen Klarheit, indem sie die Anzahl der Entscheidungen, die Sie im Laufe des Tages treffen müssen, reduziert.
Durch das Blockieren von Zeit können Sie sich selbst mitteilen, was wichtig ist, und wenn Sie dies tun, schenken Sie sich selbst große Klarheit über Ihre Ziele und Entschlossenheit.
2. Zeitblockierung gibt Ihnen die Erlaubnis, sich zu konzentrieren
Das klingt albern und kontraintuitiv. Schließlich sind SIE die Führungskraft oder der Manager mit der Kontrolle über Ihren Zeitplan.
Und doch ist genau das das Problem. Das Fehlen von Grenzen in Ihrer Position schränkt natürlich Ihre Fähigkeit ein, sich richtig zu konzentrieren.
Es gibt eine Million verschiedener Dinge, die Sie tun könnten, aber nur eine Handvoll dieser Dinge sind tatsächlich wirkungsvoll und bewegen die Nadel.
Durch das Blockieren von Zeit können Sie sich auf die Arbeit mit großer Hebelwirkung konzentrieren. Es gibt Ihnen die Erlaubnis, an den Dingen zu arbeiten, die am wichtigsten sind.
3. Zeitblockierung gibt Ihnen ein Gefühl der Kontrolle
Beachten Sie, dass ich nicht gesagt habe: "Zeitblockierung gibt Ihnen Kontrolle". Jagen Sie dieser Illusion nicht nach. Sie wird Sie immer mit leeren Händen zurücklassen.
Was die tägliche Zeitsperre jedoch bietet , ist ein Gefühl der Kontrolle, und das ist sehr wertvoll.
Das Blockieren von Zeit schafft eine innere Ruhe - das genaue Gegenteil von Überforderung.
Stellen Sie es sich so vor: Zeitblockade bedeutet, dass Sie im Voraus "Ja" und "Nein" sagen, ohne den Druck, im Augenblick zu sein. Wenn es dann soweit ist, ist die Antwort einfach, klar und unaufgeregt.
Das ist stark genug, um Sie dazu zu bringen, "Ja" zu täglichem Zeitblocking zu sagen, also lassen Sie uns in die Details gehen, damit es für Sie funktioniert!
Tägliche Zeitblockierungsstrategie
Bevor wir in die Strategie eintauchen, sollten Sie sich meine kostenlose Vorlage für die tägliche Zeitsperre herunterladen. Ich werde häufig darauf zurückgreifen. Sie erhalten sofortigen Zugang, wenn Sie auf diesen Link klicken.
Morgenroutine
Wie Sie der Vorlage entnehmen können, beginne ich jeden Morgen mit einer Morgenroutine. Es gibt zahlreiche Belege dafür, dass morgendliche Routinen die Produktivität und Konzentration während des Tages verbessern.
Besser ausgedrückt: Morgenroutinen geben Ihnen die besten Chancen auf Erfolg im Alltag.
Je nach Lebensphase kann Ihre Morgenroutine länger oder kürzer sein. Ich habe kleine Kinder, also sind 30 Minuten mein Ziel, aber ich bin auch mit 10 oder 15 zufrieden.
Was gehört für Sie zu einer Morgenroutine? Das ist bei jedem Menschen anders. Ich verbringe Zeit mit Lesen, Nachdenken, der Auswahl meiner täglichen "Big 3" und Beten. Wichtig ist, dass Sie konsequent sind. Beständigkeit steigert mit der Zeit Ihre Leistung.
Der vorherrschende Gedanke sollte sein: "Jetzt bin ich bereit", wenn Ihre Morgenroutine abgeschlossen ist. Was auch immer Sie in diesen Zustand versetzt - fügen Sie es Ihrer Morgenroutine hinzu.
Aufgaben-Chargenbildung
Montags ist bei mir immer viel los. Ich habe viele Besprechungen, aber das ist gewollt.
Warum? Zwei Worte: Aufgabenstapelung.
Die Bündelung von Aufgaben ist die Kunst, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erledigen. Ich fasse alle meine Planungen und Besprechungen montags zusammen. Da diese Aufgaben voneinander abhängen (man muss im Voraus planen, um erfolgreiche Besprechungen abzuhalten), ist es einfach, sie zusammenzufassen.
Das Stapeln von Aufgaben funktioniert, weil es Ihnen hilft, den mentalen Zustand des "Flow" zu erreichen. Sie können sich intensiv auf eine Art von Aufgabe konzentrieren, in den "Flow" kommen und viel produktiver sein.
Und da Sie bereits eine tägliche Zeitblockade mit einer Morgenroutine nutzen, sind Sie körperlich und geistig auf diese Art von Aufgabe vorbereitet.
Deshalb ist der Montag, auch wenn er lang ist, für mich viel einfacher, als er es sonst sein könnte. Ich habe so viele Besprechungen wie möglich in den Tag gelegt, so dass der Rest der Woche frei von ihnen ist.
Dies gilt für viele Arten von Aufgaben: E-Mail, Check-Ins, Schreiben, Lesen usw. Ich möchte Sie ermutigen, über alle Arten von Aufgaben nachzudenken, die Sie im Laufe der Woche erledigen, und diese dann bewusst in Ihren Tag einzuplanen. Packen Sie sie, wo Sie können, und ich garantiere Ihnen, dass Sie weniger überfordert sein werden und Ihre Produktivität steigern werden.
Fokusarbeit & Tiefenarbeit
Als Führungskräfte und Manager brauchen wir ununterbrochene Zeit, um klar zu denken und sorgfältig zu arbeiten.
Wenn Sie nicht ausdrücklich Zeit für konzentrierte oder tiefgründige Arbeit einplanen, wird dies nie geschehen. Es wird immer etwas "Dringendes" dazwischenkommen.
Aus diesem Grund müssen Sie in Ihren täglichen Zeitplan absichtliche Konzentrations- und Tiefenarbeit einplanen.
Schwerpunkt Arbeit
Bei meiner Arbeit konzentriere ich mich auf Aufgaben oder Projekte, die ununterbrochene Zeit benötigen, um sinnvolle Fortschritte zu erzielen.
Zu diesen Aufgaben gehören für mich neue Unternehmensinitiativen, das Schreiben interner Newsletter, die Überprüfung von Kennzahlen und Tabellen, die Untersuchung von Daten und Umfragen auf Trends, das Testen neuer Konzepte oder Funktionen usw.
Auf diese Aufgaben muss ich mich zu 100 % konzentrieren, weil sie wichtig sind und den Ausschlag geben. Ich kombiniere diese Art von Zeitblock mit Software zur Minimierung von Ablenkungen. Davon gibt es viele. Ich persönlich verwende Focus for Mac.
Fokusarbeit sollte für mindestens 1 Stunde blockiert werden. Wenn möglich, mache ich gerne 2- und 3-stündige Konzentrationsübungen. Sie sollten dasselbe anstreben.
Tiefe Arbeit
Deep Work, ein Begriff aus dem Buch Deep Work von Cal Newport, ist die Fähigkeit, über einen längeren Zeitraum in einem Zustand tiefer Konzentration und Fokussierung zu arbeiten.
Vielleicht fragen Sie sich, was der Unterschied zwischen Fokusarbeit und Tiefenarbeit ist, und ich möchte Ihnen diese Frage beantworten.
Konzentrierte Arbeit steigert die Produktivität. Vertiefte Arbeit steigert den Wettbewerbsvorteil.
Das Ziel von Deep Work ist es, dass Sie Zeit für die Verbesserung Ihres Wettbewerbsvorteils aufwenden. Tiefgreifende Arbeit umfasst oft Aufgaben wie langfristige Strategieplanung, Prozessverbesserungen und die Abbildung von End-to-End-Lösungen.
Die Zeit konzentriert sich auf die Arbeit an Ihrem Unternehmen, nicht auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen.
Weil ich weiß, wie wichtig Wettbewerbsvorteile sind, nehme ich mir jede Woche einen ganzen Tag Zeit für intensive Arbeit. Intensive Arbeit bedeutet, dass es keine Ablenkungen oder Besprechungen jeglicher Art (intern oder extern) gibt.
Die Freiheit, sich auf hochwirksame Arbeit zu konzentrieren, ist immens, wenn man dies gezielt durch tiefgreifende Zeitblockierung tut. Wenn Sie dies noch nicht tun, sollten Sie so schnell wie möglich herausfinden, wie Sie es tun können.
Sie werden es nicht bereuen.
Pufferzeiträume
Ihr täglicher Zeitblockierungsplan sollte Pufferzeiten enthalten. Pufferzeiten sind bestimmte Zeitblöcke, die Sie in den Tag einteilen.
Manchmal besteht Ihre Aufgabe darin, zu einem Kunden zu fahren oder mit einem Mitarbeiter zu Mittag zu essen. Sie wissen, dass diese Aufgabe lange dauern kann, also fügen Sie eine Pufferzeit ein, um das Gefühl der Kontrolle über Ihren Tag zu bewahren.
Besonders hilfreich finde ich Pufferzeiten nach dem Mittagessen, im Fitnessstudio oder nach längeren Sitzungen. Sie helfen mir, mich neu zu gruppieren, neu zu kalibrieren und mich wieder auf die nächsten Aufgaben des Tages zu konzentrieren.
Pufferzeiten sollten nie mehr als 30 Minuten betragen, und ich verwende sie höchstens zweimal pro Tag.
Wenn ich während der Pufferzeit mehr Zeit habe, erledige ich kleine Aufgaben wie E-Mails oder gehe direkt zum nächsten Punkt auf dem Zeitplan über.
Kaskadierende Nachrichten
Jede Führungskraft muss im Laufe des Tages sowohl nach oben als auch nach unten kommunizieren. Die Informationen, die Sie erhalten haben, müssen an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden, und ich nenne diese Aufgabe "kaskadierende Nachrichten".
In der Regel nehme ich mir gegen Ende des Tages 30 Minuten Zeit für die Bearbeitung von Nachrichten. Diese Nachrichten können neue Enthüllungen, wichtige Änderungen an Projekten, Aktualisierungen der E-Mail-Korrespondenz, Nachfassaktionen, anstehende Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, und Ähnliches umfassen.
Ich möchte Sie auch dazu ermutigen, diese Art von Zeitblock mit Beständigkeit zu versehen. Machen Sie das jeden Tag zur gleichen Zeit, damit Ihre Mitarbeiter das erwarten. Das ist ein einfacher und effektiver Weg, um Vertrauen in Ihrer Organisation aufzubauen.
Abschaltroutine
Ähnlich wie bei der Morgenroutine brauchen Sie in Ihrem täglichen Zeitplan auch eine Abschaltroutine.
Abschaltroutinen sorgen für den Abschluss Ihres Arbeitstages. Ganz gleich, was im Laufe des Tages passiert ist, eine gute und konsistente Abschaltroutine hilft Ihnen, es zu verarbeiten, damit umzugehen und es zu archivieren.
Wenn Sie sich schon immer gefragt haben, wie Sie zu Hause von der Arbeit abschalten können, ist eine Abschaltroutine ein effektiver Weg, genau das zu tun.
Bei meiner Abschaltroutine führe ich ein Tagebuch über den Tag, indem ich das Full Focus Journal von Michael Hyatt verwende . Dann lese ich ein Buch (normalerweise über Wirtschaft oder Führung) und beende den Arbeitstag.
Meine Abschaltroutine dauert nur 30 Minuten, aber diese 30 Minuten sind kostbar. Sie machen einen großen Unterschied zwischen Tag und Nacht, wenn es darum geht, meiner Familie und meinen Freunden nach der Arbeit Aufmerksamkeit zu schenken.
Wie man mit täglicher Zeitsperre anfängt
Sie sind jetzt bereit, mit dem täglichen Zeitblockieren zu beginnen. Machen Sie sich bereit, die Überforderung zu vertreiben und innere Ruhe zu erfahren!
Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie meine kostenlose Vorlage für die tägliche Zeitsperre heruntergeladen haben. Sie ist kampferprobt (ich verwende genau dieselbe Vorlage, die Sie erhalten, seit mehr als einem Jahr), flexibel und wird auf einer einzigen Seite im Querformat ausgedruckt.
Zweitens: Sehen Sie sich das Video unten an. Ich spreche über die Vorlage für die tägliche Zeitblockierung, zeige Ihnen, wie Sie sie in Google Sheets oder Microsoft Excel importieren können, und gebe Ihnen einige schnelle Hacks, mit denen Sie sie anpassen können.
Drittens: Drucken Sie eine physische Kopie Ihres täglichen Zeitblockierungsplans aus. Meine kostenlose Vorlage für die tägliche Zeiteinteilung wird auf einer einzigen Seite im Querformat ausgedruckt.
Der Grund, warum Sie es ausdrucken sollten, ist einfach: Sie werden am Anfang nicht gut sein. Es wird einige Zeit dauern, bis Sie lernen, wie Sie mit optimaler Produktivität und Wirkung arbeiten können.
Machen Sie ein Häkchen bei den Blöcken, die Sie erfolgreich abschließen, und ein X bei den Blöcken, die Sie nicht abschließen. Bei der Überprüfung werden Sie Trends entdecken, die Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Zeitblöcke anpassen müssen. Seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie in den ersten 4-6 Wochen viele Anpassungen vornehmen müssen.
Seien Sie nachsichtig mit sich selbst, wenn Sie das Ziel verfehlen. Sie werden das Ziel verfehlen, aber das Wichtigste ist, dass Sie immer wieder auftauchen. Mit der Zeit werden Sie Ihren Rhythmus finden und Herr über Ihren Zeitplan werden.
Ich liebe es, täglich Zeit zu blockieren. Als Führungskraft hat es mir geholfen, Überforderung abzubauen und mein Vertrauen in meine Fähigkeit, Dinge zu erledigen, zu stärken. Ich bin zuversichtlich, dass es auch bei Ihnen funktionieren wird.
Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, können Sie mich gerne kontaktieren und sich mit mir auf Twitter verbinden.
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Bis zum nächsten Mal,
Thomas
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